Lastenheft vs Pflichtenheft
Warum es wichtig ist ein Pflichtenheft zu erstellen?
Wie nehme ich Odoo, Flectra, Gambio oder Shopware in Betrieb?
Muss ich selbst ein Pflichtenheft schreiben, wenn etwas fehlt?
Gleich vorweg: Es ist weder die Aufgabe eines Firmenchefs seine LinuX Server zu administrieren, noch selbst ein Pflichtenheft zu schreiben. Es ist die Aufgabe deines Internet-Service-Providers - über einen Service-Level-Agreement (SLA) Vertrag, die Open Source Programme auf deinen Server zu installieren und zu adminstrieren und sich um die Sicherheitsupdates zu kümmern.
Der Ansprechpartner zum Beispiel eines Odoo, Flectra, Gambio oder Shopware Projektes wird dich bei der Implementierung unterstützen. Nachdem die Open Source Software auf deinem LinuX Server installiert ist, holt ihr gemeinsam raus, was zum Beispiel im Flectra Standardprogramm und den Addons schon drinnen steckt und du für deine Firma brauchst.
Wenn ihr dann wisst, was noch fehlt, kommen die Programmierer im nächsten Schritt ins Spiel. Dein Umsetzungspartner erstellt mit dir an dieser Stelle des Projektes das Lastenheft. Die Entwickler antworten mit einem Pflichtenheft und einem Preisangebot.
Lastenheft und Pflichtenheft
Beide Dokumente sind immens wichtig, um erfolgreich und termingerecht zum Ziel zu kommen. Mit ihnen können sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer ihre Vorstellungen niederschreiben und dem anderen ihre Ziele verständlich näher bringen.
So können Missverständnisse vermieden und das Projekt erfolgreich durchgeführt werden. Wo genau liegt also der Unterschied zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft?
Was ist ein Projekt?
Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, das ein ganz bestimmtes Ziel verfolgt. Damit dieses Ziel erfolgreich erreicht werden kann, bedarf es gewisser Handlungen. Die Planung und Durchführung eines Projektes erfordert allerlei Knowhow, Engagement, Zeit und Ressourcen. Dabei werden neben einem Anfangs- und Endtermin die Ziele, Vorgaben und Arbeitsschritte genau definiert.
Projekte können ganz unterschiedlich aussehen, so ist für die Privatperson der Hausbau ein Projekt, während die Einführung einer neuen Software Lösung für den Unternehmer das Projekt darstellt. Das Ziel beider Projekte ist allerdings das Gleiche - der erfolgreiche Abschluss zum vorgegebenen Zeitpunkt.
Für die Durchführung eines Projektes sollten grundsätzlich ein Pflichtenheft und ein Lastenheft angelegt werden. Wer versucht, das Lastenheft und das Pflichtenheft als ein Dokument zusammenzufassen, wird oftmals kläglich scheitern: Sowohl bei der Erstellung als auch beim gesamten Projekt. Wieso das so ist, wird durch die Definition der beiden Begriffe und deren Unterschiede schnell klar.
Lastenheft und Pflichtenheft - Die Definitionen
Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden in der Umgangssprache nicht selten „über einen Kamm geschert“. Viele Menschen wissen gar nicht, dass es einen Unterschied zwischen dem Pflichtenheft und dem Lastenheft gibt, sondern gehen davon aus, dass es sich um das ein und dasselbe Dokument handelt. Was ist also der Unterschied?
Das Lastenheft ist der Standpunkt des Kunden
In dem Lastenheft legt der Kunde fest, was er sich von dem Projekt erwartet. Er schreibt also alles nieder und definiert mit diesem seine gesamten Anforderungen an das Projekt. Demnach kann das Lastenheft auch als Kundenspezifikation oder Anforderungskatalog bezeichnet werden.
Durch das Lastenheft wird der Kunde intensiv mit der Aufgabe konfrontiert. Er muss sich Gedanken darüber machen, was er eigentlich vom Auftrag erwartet und was er genau haben möchte.
Das macht es dem Auftragnehmer leichter, auf das Ziel hinzuarbeiten, welches der Kunde sich wünscht. Dazu kann er immer wieder auf dieses Lastenheft zurückgreifen, wenn eine Frage mal nicht ganz klar ist. Demnach bietet das Lastenheft also die ideale Grundlage, auf dem das Projekt aufbauen kann.
Das Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft
Erst wenn vom Kunden das Lastenheft erstellt wurde, kann der Projektdurchführende (Auftragnehmer oder Dienstleister) das Pflichtenheft erstellen. Dieses bildet sozusagen die Antwort auf das Lastenheft. In dem Pflichtenheft stellt der Dienstleister in ganz konkreter Form dar, wie er das Projekt für den Auftraggeber umsetzen kann und würde. Dabei wird im Pflichtenheft das Ausschlussprinzip verwendet. Das heißt, konkrete Fälle werden entweder eingeschlossen oder ausgeschlossen, um die Grundlage für das weitere Vorgehen zu bilden.
Gerade wenn der Auftraggeber des Projektes ein externer Kunde ist, ist die Kommunikation über Lastenhefte und Pflichtenhefte wichtiger denn je. Denn hierüber erfolgt ein Großteil der Projektkommunikation. Befinden sich die beiden Projektbeteiligten in einem Unternehmen, ist die Erstellung des Pflichtenheftes noch relativ einfach.
Das heißt also: Lastenheft und Pflichtenheft sind die beiden Dokumente, die ganz wichtige Bestandteile innerhalb eines Projektes sind. Bei Vertragsabschlüssen sind sie immer Bestandteil des Vertrages.
Ebenfalls ganz wichtig: Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei vollkommen voneinander getrennte Dokumente! Durch die Erstellung der Dokumente im Vorfeld des Projektes können Missverständnisse großteils vorher aus dem Weg geräumt werden. Erst wenn der Auftraggeber dem Pflichtenheft zugestimmt hat, wird in der Regel mit der Umsetzung des Projektes begonnen.
Natürlich stellt sich bei der Projektplanung von beiden Seiten wohl die Frage, was in ein Lastenheft und Pflichtenheft gehört. Aus diesem Grund möchten wir dir im folgenden Abschnitt die Punkte nennen, die auf jeden Fall Bestandteil der beiden Dokumente sein sollen.
So werden Lastenheft und Pflichtenheft erstellt
Im Lastenheft hat der Projektgeber sozusagen freie Hand und kann all seine Erwartungen, Anforderungen und Wünsche an das Projekt definieren. Aus dieser „Sammlung“ entsteht das Gesamtbild des Projektes und somit der Anforderungskatalog für den Auftragnehmer.
So sollte das Lastenheft aufgebaut sein:
Angaben über den Ist-Zustand: Welche Voraussetzungen sind bereits gegeben?
Definieren der groben Ziele
Zuständigkeiten genau angeben
Sammlung der Anforderungen in Muss- und Wunsch-Kriterien unterteilen
Festlegen der quantitativen Größen der Anforderungen,
Lastenschrift nach Schlagwörtern sortieren, um eine bessere Übersicht zu erhalten
So sollte das Pflichtenheft aufgebaut sein:
Die Ausgangssituation dokumentieren und die Ziele definieren
Dabei werden die Muss-Kriterien entsprechend gekennzeichnet, ebenso die Wunsch-Kriterien und die Abgrenzungs-Kriterien im Detail aufgeführt.
Prozessabläufe beschreiben, Stärken und Schwächen sollten aufgeführt werden
Erstellung eines Soll-Konzeptes, in dem die Anforderungen des Auftraggebers beschrieben werden
Erstellung der Beschreibung der technischen Strukturen (wenn Technik erforderlich ist)
Tabellarische Übersicht mit wichtigen Daten, Anmerkungen und Notizen erstellen
Checklisten, Ablaufpläne und gegebenenfalls Belege als Anhang dem Pflichtenheft beifügen
Ganz gleich, ob du ein Lastenheft oder ein Pflichtenheft erstellst: Je detaillierter die einzelnen Punkte ausgeführt sind, umso einfacher lassen sich die Zielkriterien und die notwendigen Investitionskosten exakt eingrenzen.
Bevor das Projekt in die Umsetzungsphase geht und bevor Lastenhefte und Pflichtenhefte erstellt werden, sollten einige Fragen im Vorfeld geklärt werden. Dazu zählen unter anderem natürlich auch der finanzielle Rahmen, der innerhalb des Projektes zur Verfügung stehen wird. Ebenso sollten die Ist-Zustände von Hard- und Software, Schnittstellen und dergleichen mehr, auf jeden Fall im Vorfeld geklärt werden.
